BANDUNG---Para pejabat Pemerintah Kota (Pemkot) Bandung kini tak lagi membutuhkan pulpen dan kertas. Jadi, Kedua alat tulis itu sekarang sudah ditinggalkan.

Karena, kini Pemkot Bandung telah memiliki platform surat elektronik. Aplikasi ini juga membuat surat menyurat lebih cepat dan akurat.

Melalui suratonline.bandung.go.id menciptakan efisiensi waktu juga tentunya paperless. Sehingga pekerjaan lebih praktis.

Melalui surat online ini, pimpinan Pemkot Kota Bandung bisa memonitor surat dan disposisi secara akurat dan real time. Sehingga koordinasi semakin mudah antar unit, karena dilakukan secara online dari mana saja dan kapan saja.

Atas hal tersebut, Pelaksana Tugas (Plt) Wali Kota Bandung, Yana Mulyana mengapresiasi hadirnya platform itu. Ia akui dengan surat online lebih praktis juga efisien.

“Tentunya saya apresiasi kegiatan ini. Mudah-mudahan deadline (batas waktu) per 1 April, surat elektronik ini diaplikasikan di seluruh Pemkot Bandung," ujar Yana.

Menurutnya, dengan sistem itu membuat administrasi di Pemkot Bandung semakin praktis juga efisien. Bahkan menghemat kertas hingga tinta yang digunakan.

“Ini sangat membuat sistem pemerintah lebih efektif juga efisien bahkan paperless. Efisiensi waktu, kertas juga tinta,” katanya.

Yana sebagai pimpinan di Pemkot Bandung sudah menerapkan hal tersebut. Yana akui mudah juga waktu yang dibutuhkan sangat singkat.

“Kalau bisa online kan tetap disini. Sistemnya sudah ada dan saya sudah lakukan. Ternyata mudah, “ katanya.

Selain itu, soal aplikasi Sipaku (Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kewilayahan Terpadu), ia mendorong agar diterapkan diseluruh kewilayahan.

“Sipaku juga baru 19 kecamatan, 92 kelurahan kita dorong untuk semua menerapkan itu,” katanya.

Atas hal tersebut, kata dia, dengan terciptanya sistem yang terintegrasi, maka roda pemerintah salah satunya administrasi surat lebih praktis.

“Mari kita semakin efektif, karena aplikasi ini nanti sangat mengurasi interaksi antara pelayan dan yang dilayani. Apalagi di masa pandemi covid ini, meminimalisir interaksi,” katanya.

Di tempat yang sama, Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Bandung, Yayan A Brilyana mengatakan, berkaitan dengan sistem efisiensi kerja. Pada intinya, pelaksanaan ini merupakan petunjuk tindak-lanjut suatu surat masuk sehingga memiliki sifat segera agar dapat diselesaikan.

“Dengan adanya surat elektronik ini tata pemerintahan bisa semakin baik, koordinasi semakin mudah sehingga tidak ada kendala,“ katanya.

Yayan mengatakan, percepatan pemanfaatan aplikasi surat online telah diberikan surat edaran Wali Kota Bandung terkait bidang persuratan juga kearsipan. Sebagaimana diamanatkan oleh peraturan presiden Republik indonesia Nomor 95 tahun 2018.

"Dengan surat edaran Wali Kota, terkait hal standardisasi aplikasi persuratan website dan kewilayahan bahwa seluruh perangkat daerah wajib dan agar segera mengimplementasikan aplikasi surat online," katanya.

Yayan mengatakan, pemanfaatan aplikasi surat online merupakan Instruksi Khusus Pimpinan (IKP) yang diwajibkan seluruh perangkat daerah selambat-lambatnya dilaksanakan tanggal 1 April 2022.

"Adapun fitur surat online seperti agenda kegiatan, pengelolaan surat masuk dan keluar, verifikasi surat, pengiriman surat antar perangkat daerah, disposisi online hingga tanda tangan elektronik," katanya.

Surat Online merupakan aplikasi pengelolaan surat, yang terdiri dari pengelolaan agenda kegiatan, pembuatan surat dengan Tanda Tangan Elektronik, administrasi surat masuk dan surat keluar, pengiriman, serta disposisi online yang terhubung ke seluruh Perangkat Daerah di Pemkot Bandung. Sehingga proses tersebut dapat dilaksanakan kapanpun dan dimanapun selama terhubung dengan jaringan internet.

Manfaat surat online, memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Memudahkan surat dengan template, mengirim dan menerima disposisi secara online hingga memudahkan pencarian arsip surat. Arie Lukihardianti